La realidad de la gestión en el día a día de los coworkings sigue siendo una fuente inagotable de consultas dirigidas a LegArs. Afrontar los múltiples problemas y las cuestiones de organización y coordinación entre los usuarios, clientes y coworkers es la clave para la correcta dirección de un coworking, y esa es la razón de que en este post volvamos sobre algunas de las cuestiones más habituales en este aspecto.

En realidad, este artículo toma como base una consulta dirigida por los responsables de un coworking y que encontré como comentario al pie de uno de los artículos anteriores. En él, se planteaban tres cuestiones de carácter totalmente práctico pero que, en su sencillez, tenían un carácter realmente importante para el día a día de un coworking.

En primer lugar, se preguntaba si el coworker tenía derecho a acceder al coworking en cualquier momento y horario, o si debería estar sujeto al calendario y horario del local. Desde luego, si vemos la del coworking como una prestación eminentemente de servicios, el horario del prestador es algo indisponible para el coworker, que deberá ajustarse a él del mismo modo que cuando queremos acceder a una biblioteca debemos atender a su horario y condiciones, por más que nos pudiera interesar otra cosa (un horario más amplio, acceso en días festivos). Como ya tuvimos una interesante polémica a propósito de si nos encontrábamos en un arrendamiento de local o de meros servicios, no volveré sobre ella, aunque sí deba recordar que esta previsión del coworking como simple prestación de servicio sólo me parece aplicable a los casos de coworkers itinerantes u ocasionales.

Para los residentes, la cosa cambia: si el coworking (o el puesto y superficie que ocupen en él) es su lugar de trabajo y su domicilio profesional a los efectos, podemos preguntarnos si ese respeto al horario sigue teniendo sentido o si, por el contrario, nuestra obligación como organizadores es entregarles una llave y tolerar que accedan al local en cualquier momento, o que permanezcan en él.

La respuesta no es única. El coworker residente ciertamente tiene su espacio como propio en el régimen de un arrendamiento de local, aunque este sea compartido. Pero eso no significa que yo, como titular / arrendador del local, esté obligado a garantizarle acceso ilimitado en cualquier momento. Quiero decir que puedo hacerlo perfectamente si lo creo conveniente, y entregarle una llave o proporcionarle las claves de la alarma si la tengo instalada. O puedo establecer como indisponible el horario y calendario de actividad y obligarlo a sujetarse a esas limitaciones, justificadas por el hecho de que el coworker no está solo sino que trabaja en compañía de otros tantos, y lo hace en un inmueble cuyo titular y responsable soy yo. Lo que decida lo deberé expresar claramente en el contrato, teniendo en cuenta que el arrendamiento para usos distintos del de vivienda (industriales, profesionales, comerciales) se rige, según los artículos 3 y 4 de la Ley29/1994, de arrendamientos urbanos, por lo establecido en el contrato y sólo supletoriamente -esto es, en lo que no se hubiere previsto en ese contrato- por la Ley. De modo que la regla de oro en todo coworking es formalizar un contrato trabajado al máximo detalle posible. Es lo que puede marcar la diferencia entre un coworking que funcione y la casa de los líos en que puede terminarse convirtiendo.

La segunda cuestión planteada era si se podía “limitar” de alguna forma la conexión a internet de los coworkers, por hacer un uso indebido personal de la red (por ejemplo, bajarse programas, música o cine ilegalmente), y qué responsabilidad asume el arrendatario, en un supuesto registro de este fraude, si las autoridades lo investigan.

Vamos por partes: la conexión a Internet es un servicio sustancial en el coworking, tanto para residentes como para itinerantes, por lo que limitarlo o cortarlo en su caso es algo que sólo puede plantearse cuando concurran causas verdaderamente razonables que no sólo deben serlo, sino estar contractualmente previstas en lo posible. Que un coworker pueda hacer uso ocasionalmente de un servicio de descarga y bajarse archivos ilegales (mp3, vídeo, software) es algo que seguramente el responsable no puede ni controlar  ni conocer, y que de hecho no recomiendo vigilar, poniendo bajo sospecha a todo coworker como si fuera un potencial infractor. Otra cosa es que ese uso indebido sea constante, o manifiesto, y que el responsable del coworking lo conozca, lo tolere o incluso lo facilite. En principio, la responsabilidad del que descarga contenidos protegidos individualmente en su ordenador es personal. Si el responsable advierte que uno o varios coworkers están infringiendo derechos de autor ajenos de una manera más que incidental, lo que puede hacer es resolver el contrato y prescindir de ellos. Pero para acceder a esa resolución, la conducta (la infracción demostrable de derechos de autor, etc.) debe estar contemplada como causa de resolución en el contrato, porque de lo contrario todo puede complicarse. Y por su puesto, la acreditación de que esa conducta se ha llevado a cabo también debe ser seria. Una vez más, la predeterminación de ciertas eventualidades por vía contractual es más que aconsejable.

En tercer lugar, se planteaba qué sucede con los coworkers conflictivos o, más exactamente, si puede existir un derecho de admisión en el coworking.

La respuesta esta vez es clara: sí, desde luego. Un organizador de coworking puede admitir en su local a quien quiera y no admitir a quien no quiera. Un responsable de coworking no está obligado a admitir a cualquiera que solicite ingresar en el espacio, del mismo modo que si yo saco un piso o una oficina al mercado de alquiler no estoy obligado a alquilarlos al primero ni al segundo candidato que muestre interés, si no quiero. Soy libre para contratar con quien prefiera, para aceptar la oferta que más me guste y desechar las demás. Tengo todo el derecho a establecer unos criterios de admisión, a valorar cuánta confianza o desconfianza me inspira este candidato o aquél y a actuar en consecuencia. Si tengo malas referencias de una persona (sé que ha salido mal parado de otro coworking, por ejemplo) o directamente no me parece fiable, no estoy obligado a adjudicarle un puesto en mi coworking simplemente porque lo haya pedido y esté dispuesto a pagar el precio. Es una actividad privada, y mi libertad para contratar es plena.

Otra cosa distinta es qué sucede si se contrata con alguien y, una vez que ya está dentro, resulta ser conflicitivo. Desde luego, aquí ya entramos en la impredecible dimensión humana; un coworking no deja de ser una reunión de personas entre las que pueden estallar los conflictos más insospechados. Por supuesto, no hay una fórmula infalible que asegure que nunca habrá problemas con el factor humano y esencial de la actividad, que son los propios coworkers.

Yo soy partidario -y así lo he hecho- de predeterminar en contrato cuando menos las reglas de comportamiento esenciales que deben regir el coworking. No directamente a través de cláusulas contractuales expresas (salvo obligaciones que creo que deben figurar en él, como el régimen de acceso de que antes hablamos), pero sí acompañando a todos los contratos un anexo establecido como reglamento de comportamiento que los coworkers deben firmar y comprometerse a cumplir. Establecer en ese reglamento qué conductas son esenciales de modo que su transgresión pueda dar lugar a la resolución del contrato por incumplimiento grave, en su caso, es una herramienta cuya utilidad puede ser determinante, por ejemplo:

No infringir derechos de Propiedad Intelectual o Industrial de terceros.

Guardar discreción sobre las cuestiones internas del coworking.

No interferir ni entorpecer el trabajo de otros coworkers.

Por supuesto, esta sólo es una formulación esquemática y orientativa. En un reglamento todo debe estar medido y ser razonable, del mismo modo que deben valorarse una por una las posibilidades reales sin perder de vista que una anticipación a todos los problemas posibles es, sencillamente, inviable.